Die Weltkriege, die Inflation und das Ausbleiben staatlicher Unterstützung erschwerten die Arbeit zusätzlich. Auch die 1939 gegründete Kommission für die Neubearbeitung der »Regesta Imperii« verzeichnete erst wieder in der Nachkriegszeit größere Fortschritte. Vor allem die 1967 gegründete deutsche Regestenkommission und die finanzielle Unterstützung durch die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) erleichterten die Fortführung des Projekts. 1978 wurde die Reihe »Forschungen zur Kaiser- und Papstgeschichte des Mittelalters« als Beihefte zu den »Regesta Imperii« begründet. In dieser werden seither Sammelbände und Monographien veröffentlicht, deren thematischer Schwerpunkt sich mit denen der »Regesta Imperii« decken.

1989 begann die Kooperation mit Historikern in Berlin zur Erfassung der Urkunden in der damaligen DDR, aus denen 1994 eine eigene Kommission an der Berlin-Brandenburgischen Akademie der Wissenschaften erwuchs. Mit der Aufnahme der deutschen Regestenkommission in die Akademie der Wissenschaften und der Literatur in Mainz 1980 und der Aufnahme der Wiener Kommission als »Arbeitsgruppe Regesta Imperii« am Zentrum Mittelalterforschung 1998 wurde die institutionelle Zukunft des Unternehmens dauerhaft gesichert (vorerst bis 2033).

Die ersten digitalisierten Editionen der »Regesta Imperii« wurden 1998 als CD-ROM begleitend zum 11. Band der Regesten Kaiser Friedrichs III. herausgegeben. Es gab mehrere gute Gründe, mit ebendiesen den Schritt zu den neuen Medien zu gehen:

Die Regesten dieses Herrschers waren wegen der Materialfülle (weit über 14.000 Urkunden!) aufgeteilt worden. Sie wurden nach Archiven geordnet, gesammelt und publiziert. Eine nachträgliche Kumulierung der Register war auf elektronischem Wege einfacher und kostengünstiger als ein kompletter Neudruck: Mit der CD-ROM wurden nicht nur die Regesten der 11 Bände, sondern auch im Druck nicht mehr erhältliche, über 150 Jahre alte Regesten geliefert. Darüber hinaus wurden die Verzeichnisse und Register vollständig überarbeitet, und die gebotenen Suchfunktionen ermöglichten eine systematische Recherche im großen Corpus, die in der gedruckten Fassung nicht möglich gewesen wäre. Inhaltlich und strukturell war die elektronische Version dennoch weitgehend parallel zur gedruckten gestaltet.

Die Digitalisierung aller bereits vorliegender Werke begann 2001 in der Mainzer Arbeitsstelle im Rahmen des DFG-Programms »Retrospektive Digitalisierung von Bibliotheksbeständen«. In enger Zusammenarbeit mit der Bayerischen Staatsbibliothek München wurden die gedruckten Werke gescannt und aufbereitet. In Anbetracht der Fülle an zu bearbeitendem Material und der begrenzten Projektlaufzeit und Mittel wurde die Tiefenerschließung zunächst außer Acht gelassen, da der geordneten Überführung des vorhandenen Materials ins digitale Format größere Aufmerksamkeit zukam. Ein weiteres Problem stellte die Vielzahl an Kürzungen dar. Um Platz und damit Papier zu sparen, wurden nicht nur zahlreiche Begriffe und Literaturtitel mit Kürzeln versehen, auch Zahlen wurden beispielsweise in Registern gekürzt: Registernr. 1075. 80. 1154. 73. meint etwa die Regesten Nr. 1075, 1080, 1154 und 1173. Dies gestaltete die automatische Digitalisierung der älteren Regesten schwierig und verursachte erheblichen Aufwand.

Besonders der Suchfunktion wurde viel Aufmerksamkeit gewidmet, um Nutzern mit unterschiedlichen Interessen gleichermaßen nützliche Findmittel zu bieten. Zum einen gibt es eine freie Volltextsuche, die einige Funktionen aufweist, die von der Suchmaschine Google bekannt sind (z. B. Trunkierung: Der Suchbegriff »Landfrieden*« bietet Ergebnisse für »Landfrieden« ebenso wie für »Landfriedensbuch« oder »Landfriedensbestimmungen«). Darüber hinaus erlaubt die Expertensuche die Anwendung mehrerer Filter zur Eingrenzung der Ergebnisse (Einschränkung auf einen Bestand, Abteilung, Band und sogar eine Regestennummer der »Regesta Imperii«, Eingrenzung des Ausstellungszeitraumes und der Bereiche, in denen der Suchbegriff vorkommen soll). Die Suchergebnisse können nach Datum, Herrschername und Regestennummer geordnet angezeigt werden, jeweils auf- oder absteigend.

Das kumulierte Register des Projektes wird fortlaufend gepflegt. Angaben zu Orten und Personen wurden bespielsweise mittels der Normdaten-Codierung der GND (Gemeinsame Normdatei) referenziert. So können eindeutige Zuordnungen erfolgen, die auch für andere Datenbanken (Archive, Museen, Bibliotheken, etc.) Gültigkeit besitzen. Unabhängig von variierenden Schreibweisen eines Namens können diese in der Suchfunktion einwandfrei aufgefunden werden (Päpste finden sich z. B. nicht nur unter dem bei Amtseinführung gewählten Papstnamen, sondern auch unter ihrem Taufnamen. Beide Varianten können mithilfe von Normdaten auf die gleiche Person zusammengeführt werden). Die weitere Vernetzung mit anderen Projekten (bspw. der Allgemeinen Deutschen Biographie/Neuen Deutschen Biographie) ist damit erheblich vereinfacht worden.

Nicht nur die Recherche wird durch die »Regesta Imperii Online« vereinfacht. Die neueren Bände können von vornherein digital konzipiert werden. Dies spart nicht nur die spätere Retrodigitalisierung, sondern kommt auch der Qualität der gedruckten Editionen zu Gute. Die dezentral gesammelten Regesten stehen schon in der Bearbeitungsphase auch Mitarbeitern in anderen Arbeitsstellen zur Verfügung. Dies vereinfacht nicht nur die Zusammenarbeit, sondern erspart auch viel Zeit bei Nachbearbeitung und Vereinheitlichung. Ebenso sind Indizes und Register wesentlich schneller zu erstellen. Auch die Vorteile für die Benutzer liegen auf der Hand: Quantitative Analysen sind nun wesentlich schneller durchführbar. Bedurften sie in gedruckten Werken noch langwieriger Vorarbeit, ist die gleiche Liste nun durch Nutzung von Filter- und Suchfunktionen zeitsparend und gleichermaßen vollständig erstellt. Bevorzugte Aufenthaltsorte von Herrschern, die Empfänger der Urkunden und die häufigsten Inhalte lassen sich so einfacher denn je feststellen. Die Volltextsuche ermöglicht es auch Begriffe zu finden, die nicht in Registern und Indizes auftauchen. Um vergleichbare Ergebnisse mit gedruckten Werken zu erzielen, müsste die Zeit aufgewandt werden, sämtliche zu untersuchenden Regesten zu lesen.Vor allem die Verlinkung anderer relevanter Internetressourcen, wie Abbildungen der Originalurkunde oder anderer Editionen, eröffnet neue Möglichkeiten. Zum Beispiel können Benutzer die Übereinstimmung von digitaler Edition, (digitalisierter) Druckversion und der Abbildung des Originals prüfen. Gefundene Fehler oder Nachträge zur relevanten Literatur können durch ein Webformular angemerkt werden, das Kommentare an die Bearbeiter übermittelt (vgl. Kuczera 2005: 3 f.).

Ein Projekt zur geographischen Visualisierung der »Regesta Imperii« war 2015 das Ergebnis des Coding da Vinci – Kulturhackathons. Das Imperii-Viz Projekt nutzte bei diesem Programmiererwettbewerb die Datengrundlage der »Regesta Imperii Online«, um eine eigene App zu erstellen. In dieser waren die Datensätze mit weiteren Informationen verbunden worden: Zum einen wurden relevante Texte der Wikipedia und Bilder von Wikimedia Commons mit den Datensätzen verlinkt. Zum anderen kann der geographische Schwerpunkt der Herrschaft der Könige mittels Heat-Maps angezeigt werden.

Diese App lieferte einerseits eine alternative Möglichkeit zur Präsentation des Materials, die vor allem für Laien einfacher zugänglich und interessanter ist als die klassische auf wissenschaftliche Nutzung ausgelegte Form. Andererseits machte das Projekt auf neue Herausforderungen aufmerksam, vor denen die »Regesta Imperii« derzeit stehen, wie den Umgang mit Big Data.

Eindrucksvoll lassen sich die Möglichkeiten, die die digitalen »Regesta Imperii« bieten, auch am Beispiel der Netzwerkforschung zeigen. Diese könnten in Zukunft eine gute Alternative zu den weit verbreiteten relationalen Datensätzen bilden, die auch ohne Kenntnis der Tabellenstruktur noch nutzbar ist. Graphbasierte Datenbanken ermöglichen die Verknüpfung von einzelnen Daten (Organisation, Person, Ort oder Datum) durch Nodes (Knoten), dargestellt durch Kreise. Darüber hinaus ermöglichen sie es, logische Verhältnisse (Nennung im Regest, verwandtschaftliche Beziehungen, Ämter, etc...) zwischen diesen formal durch Edges (Kanten) zu beschreiben, dargestellt durch Pfeile. Diese Objekte bilden dann ein für den Nutzer logisch nachvollziehbares Informationsgeflecht, das gleichzeitig für den Computer lesbar ist.

In solchen Datenbanken können nun nicht nur Personen oder Organisationen ausgewählt und gefiltert werden, sondern auch logische Verhältnisse. Dies ermöglicht es auch, mehrere überlappende Ordnungsstrukturen zu verwenden, was in anderen Systemen problematisch ist. Hierdurch wird zum Beispiel ermöglicht, die Verwandtschaftsverhältnisse einer Person schnell und übersichtlich auswerten zu können, da jede Person gesucht werden kann, die als Sohn, Tochter, Bruder, Schwester, etc. mit ihr verknüpft wurde. Komplexere Darstellungen verlieren allerdings schnell an Übersichtlichkeit. Im Bild links wurde die Nürnberger Familie Muffel untersucht. Die Regesten, in denen Mitglieder der Familie auftauchen, sind gelb gefärbt, blaue Linien stellen Nennung in Regesten dar (weshalb auch andere Nodes wie Orte angezeigt werden), während rote Pfeile Verwandtschaftsbeziehungen darstellen.

Durch diese Form der Datenbank lassen sich somit Netzwerke nicht nur computergestützt identifizieren und dynamisch bearbeiten, sie können auch in entsprechender Form abgefragt und visualisiert werden. Weitere Vorteile gegenüber anderen Formaten bietet die Möglichkeit, multiple Hierarchien auszuzeichnen sowie problemlos Varianten eines Textes einzufügen und darzustellen.